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物业档案管理步骤与意义
来源: | 作者:hkw926894 | 发布时间: 2020-07-02 | 174 次浏览 | 分享到:

物业档案是指物业公司从事物业管理、服务过程中形成的作为原始记录保存起来以备考察的文字、图像、声像、以及其他各种方式和载体的文件材料的总和。

档案由文件转化而来,文件办理完毕后,经过检查、整理、分类、归档后形成档案(所以档案与文件之间有着密不可分的联系,档案是有价值并经过归档保存的文件材料的集合体);

文件是档案的前身,档案是文件的归宿。(就以物业档案中考勤明细表、考勤汇总表为例,这两份记录是每月统计员工出勤天数形成的记录,它具备现行效力,属于一种文件,但是在次月月初做完考勤,出勤小时数核算清楚后,它便成了历史记录,转化为档案)

档案的管理还具备两个特点:一个是从形式上,留下了管理者的管理痕迹;另一个是从内容上,记录着物业公司与关联单位的真实面貌及管理过程的实际现象。记录着物业公司与关联单位合作与沟通的真实情况。

还有就是档案动态发展性比较强。物业的情况不是一成不变的。如在物业管理中,房屋的使用者可能由于各种原因出现频繁的变动。物业服务内容可能会根据业户的需求不断变化,所以,关于物业服务记录及业主信息也是不断的改变而存入物业档案中,这是物业档案存在一个比较明显的特点,就是动态性较强。

档案管理作用:一个是凭证作用,为现实工作活动中的某个问题提供真实可信的证据和依据作用,从而规避企业风险。如涉及到某户业主的诉讼,需要使用物业档案等;业主档案及物业服务记录也是我们物业服务的凭证。一个是参考作用,为管理工作提供可行性参考,或向相关工作开展过程提供专业的知识和信息。如某户业主需要进行装修设计无法确认承重墙的位置,那么通过查阅该房屋的原始图纸便可以帮业主确认承重结构。

档案管理步骤第一是收集:档案管理人员在收集资料时,要确保收集的信息是齐全有效且签字是完整的。还要注意的是有些资料是有时效性的,如:业户办理装修时,物业向业户发放装修备案登记证,装修期限到了业户仍在装修的,须重新要求业户办理延期装修手续,业主装修期限到期前,须及时收集延期装修相关资料。

第二是分类:分类合理,如:员工转正、绩效考核等活动中形成的个人资料归入人事类档案;工程管理及设备管理的资料归入工程管理类档案;业户的产权资料、基本信息、装修资料等跟业户紧密关联的都归入业户档案。

第三是编目:建立档案目录,目录信息要填写清晰完整,目录登记顺序须与存放的档案资料一致。同时还需为档案盒设置侧签,既展现了企业的视觉形象,还便于后期快速查找。

第四是定限:不同的档案保存期限不一样,但保存期限最低不得少于三年。业户档案的保存期限是长期,涉及到过户的原业主档案也是需要长期保存,但要与现业户档案分开存放。

第五是归档:以上步骤完成后需要进行归档并上架了,档案归档须及时,避免因未及时归档而导致相关资料丢失。

第六是借阅审批:档案管理人员须对档案负有保密义务,档案归档后就要有管理的严肃性,借阅需要经过审批,而且要规定使用范围,档案管理人员还需跟踪档案的归还情况。

第七是销毁:根据档案的保存期限和性质,对作废的档案进行销毁,防止档案的堆积和混淆。填写文件作废销毁登记表用以备查,经过领导审批后方可进行销毁。

在物业管理工作中,几乎每一个环节都离不开档案,无论是工程维修养护,还是了解物业使用人的情况、收取管理费用,或是开发经营活动都离不开物业档案。

物业档案管理是物业管理过程中的一项重要工作,不是简单的资料的收集,而是为确保管理与服务的连续性,所以一定要突出档案收集及管理的作用。它的作用是其他信息资源无法替代的,它贯穿到我们工作的方方面面。只有收集齐全,才会为我们后续开展的各项工作奠定坚实的基础。

 

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